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丽水市市直单位档案工作业务建设规范
发布日期:2015-07-23

市直各单位:


为加强丽水市市直单位档案工作规范化建设,我们制定了《丽水市市直单位档案工作业务建设规范》,现印发给你们,请遵照执行。

附:丽水市市直单位档案工作业务建设规范


           
                        二〇一一年八月四日

丽水市市直单位档案工作业务建设规范

1.引言
1.1为了加强市直单位档案工作业务建设,逐步实现市直单位档案工作规范化、制度化,不断提高市直单位档案科学管理水平,为党和国家积累档案资源,为市直单位工作提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,制定本规范。
2.主要职责和基本条件
2.1 市直单位档案工作的主要职责
2.1.1贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度。
2.1.2制定本单位档案工作发展规划和年度计划,并组织实施。
2.1.3监督指导本单位各工作部门及所属机构文件材料、资料的形成、积累、整理和归档工作。
2.1.4集中统一管理本单位的档案,并积极提供档案利用,为单位各项工作服务。
2.1.5负责本单位档案信息化工作,促进档案管理现代化,协助做好本单位信息公开工作。
2.1.6按照国家有关规定,定期向市档案馆移交档案。
2.1.7负责组织本单位及所属机构档案工作交流活动和档案人员培训。
2.1.8在市档案局的组织协调、监督和指导下,对本系统档案工作进行必要的监督和指导。经市档案局同意后,制定本系统专业档案的业务标准和技术规范。
2.2开展档案工作应具备的基本条件
2.2.1有档案工作的分管领导,配备了能保证档案工作正常开展所需的专、兼职档案管理人员(兼职档案管理人员必须以档案工作为主),并建立了档案管理人员网络。
    原则上每年形成档案数量在300卷(或3000件)以上的单位,需配备一名专职档案管理人员,并依此类推。
2.2.2有保证档案工作正常开展的各项规章制度(包括档案管理办法、档案分类方法、立卷归档制度、档案鉴定制度、档案利用制度、档案统计制度等),并严格执行。
2.2.3对本单位全宗范围内各种门类和载体的档案实行集中统一管理,特别是基建、业务、音像、照片等档案和应归档的电子文件要及时移交至单位综合档案室,档案整理质量要求符合国家和省有关标准和规范。
2.2.4有符合国家标准的至少能存放20年档案数量的档案专用库房和装具。档案库房内不得堆放其他杂物,库房管理应符合防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗、防光等“八防”要求。
2.2.5有满足档案日常管理和查阅利用所需的基本设施设备。
3.档案的接收
3.1 接收(归档)范围
3.1.1本单位在其工作活动过程中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料。
3.1.2 与本单位工作有关的文件材料。
3.1.3与纸质或其他载体形式相对应的电子文件及其归档电子文件的元数据、背景信息等。
3.1.4代管和本单位有关的撤销与合并机关的全部档案。
3.1.5各单位的文件材料归档范围和档案保管期限规定应报市档案局审批同意后执行。若单位工作职能发生变化的,应及时修订文件材料归档范围和档案保管期限规定,并履行报批手续。
3.2 归档时间
3.2.1 文书类材料应当在次年九月底之前完成归档。
3.2.2电子文件的归档时间参照《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》执行。
3.2.3本单位重大活动过程中形成的各种门类和载体的文件材料应当在重大活动结束后1个月内归档。
3.2.4其他门类和载体材料的归档,应按国家有关规定执行。
3.3归档的文件材料应符合下列要求:
3.3.1 归档的文件材料应齐全完整。
3.3.2 按照本单位分类方案进行科学分类。
3.3.3 保管期限划分准确。
3.3.4遵循文件之间的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,排列有序。
3.3.5 应当归档的文件材料由文书部门或业务部门负责收集齐全并进行整理移交给本机关档案部门;归档时,交接双方应根据移交目录清点核对,并按照规定办理相关移交手续;接收归档电子文件时,应当按照《电子文件归档与管理规范》的规定,经过整理、鉴定和检测。
4.档案的管理
4.1 一个单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。
4.1.1 新成立的单位,一个单位分为两个以上的单位,几个单位合并为一个机关,都应分别建立新的全宗。
4.1.2 单位改变领导关系、名称,但其工作性质和业务范围未发生变化,仍接续原来的全宗。
4.1.3 单位的内部机构一般不建立单独全宗。
4.1.4 临时机构一般不建立单独全宗,其档案应纳入其主管单位档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全局性的任务,为期比较长的,应建立单位全宗。
4.2 单位应当按照档案内容和载体的不同,制定统一的分类方案,并保持相对稳定。
4.2.1 单位档案的分类一般采用门类分类法。不同门类的档案再按其特点划分二、三级类目,分类层次不宜过多,一般不超过三级类目。
4.2.2 专业主管机关可与市档案局共同制定本系统的档案分类方案。
4.3 整理方法可区分不同的档案门类,分别按照《归档文件整理规则》或《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》及有关专业档案管理办法的规定执行。
5.档案的保管
5.1 单位应当加强档案基础设施建设,积极改善档案保管条件,配备足够的适宜安全保存档案的库房和装具。新建单位或新建办公用房,应把档案部门的用房列入基建计划。档案库房应当与档案人员的办公室、阅览室分开。档案库房不宜建在地下室或建筑物顶楼,并符合承重等相关规定。机关应当具备对归档电子文件的存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件。
5.2 单位的档案库房应该坚固,并配备符合“八防”要求的设施设备,有利于档案的保管和保护。
5.3单位都应建立全宗卷,以积累存储本机关档案的整理说明、分类方案、管理办法、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
5.4单位档案部门要定期检查档案的保管情况,对破损或变质的档案,应及时修补、复制或作其它技术处理,要定期对归档电子文件的保管情况、读取状况等进行检查,并建立检查和处理情况台帐。
5.5单位应当根据需要,采用先进技术与设备,加快数字档案室建设,逐步实现档案管理现代化。各单位要把档案信息化建设纳入本机关信息化建设,确保档案信息化建设与单位信息化建设同步规划、同步建设、同步运行。要采取数字档案登记备份、日志等有效措施,确保档案信息系统和信息内容的真实、安全。
6.档案的利用
6.1机关档案机构应当根据工作需要,编制档案检索工具,并采取编研、陈列展览等多种形式,积极主动地开展档案的利用工作,为机关各项工作服务,并注意收集和宣传档案利用效果。
6.2单位应当建立档案借阅制度,根据档案的密级,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。实现网上查阅档案的单位应当采取有效的安全防护措施,并符合国家有关保密规定。
6.3单位档案机构保管的档案,对外提供利用需经本机关批准。
6.4行政机关的档案机构要主动提供档案信息为本机关政府信息公开工作服务。
7.档案的移交
7.1市直单位应当将长久保存的文书、科技、专门及特种载体等各类档案自形成之日起在本单位保存十年,到期后连同纸质目录和电子目录及有关检索工具、参考资料,按照规定向市档案馆移交,具体要求参照《浙江省档案馆接收档案的规定》执行。
特殊情况下,经协商,市直单位可以提前向市档案馆移交档案。
对列入登记备份范围的档案,要按照市档案局有关规定,及时办理数字档案登记备份手续。
7.2市直单位撤销或合并,必须将本单位的全部档案进行认真整理,妥善保管,不得分散,并按照下列办法进行处置:
7.2.1撤销单位的档案,应当按照规定向市档案馆移交或者由有关主管机关代管。
7.2.2撤销单位的业务分别划归几个机关的,其档案材料不得分散,可由其中一个单位代管或者向市档案馆移交。
7.2.3一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位,其档案材料应当移交给合并后的单位代管或者向市档案馆移交。
7.2.4一个单位内一部分业务或者一个部门划给另一个单位接收,其档案材料不得带入接收单位,接收单位需要利用,可以借阅或者复制。
7.2.5单位撤销或者合并时,没有处理完毕的文件材料,可以移交给代行其职责的机关处理,并作为该单位的档案予以保存。
7.2.6单位改变领导关系后,在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗,实行集中统一管理。
7.3各种市级临时工作机构撤销时,其档案应当向有关的主管机关或市档案馆移交。
8.档案的统计与鉴定
8.1单位应当建立档案的统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按照规定按年度向市档案局报送档案工作基本情况统计表。
8.2单位应当根据国家有关规定,编制本单位或本专业系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经市档案局审查同意后执行。
8.3单位应当定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在单位分管领导主持下,由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后,应当提出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经单位负责人批准后按规定销毁。
8.4单位销毁档案,应当在指定的销毁场所,指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字,销毁清册应当永久保存。
9.附则
9.1本规范是加强市直单位档案工作业务建设和监督指导工作的重要依据,主要适用于市直单位,县级以上机关单位可参照执行。
9.2本规范自公布之日起施行。

(   供稿单位:丽水市市直单位档案工作业务建设规范   责任编辑:丽水市档案局)
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