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丽水市市直单位数字档案室电子目录数据库结构与交换格式
发布日期:2012-02-28
 

丽水市市直单位档案室

电子目录数据库结构与交换格式

 

为适应档案管理现代化需要,建立全市统一的档案检索和管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案信息资源共享,参照《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》,制定本标准。

1、范围

1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。

1.2 本标准适用于丽水市档案馆、市直单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换,档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。

2、定义

本标准采用下列定义:

2.1 档案目录

由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

2.2 电子目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

2.3 案卷级目录

登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.4 文件级目录

登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.3 数据

对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。

2.4 记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。

2.5 字段

记录中可标识的特定范围数据。

2.6 字段名称

字段(著录项目)的显示名称。

2.7 字段名

数据库中用于字段实际存取的名称。

2.8 字段值

字段的取值范围,可以选择输入。

2.9 必须著录项目

指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库,各馆室进行数据交换时,必须有的项目。

2.10 选择著录项目

指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标,选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。

3、数据库结构与著录格式

本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》和《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。

《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案电子目录。

3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式

3.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1)

案卷级目录数据库结构一览表

 

字段名称

字段名

字段类型

长度

字段值

全宗号

QZH

C

4

 

目录号

MLH

C

3

 

案卷号

AJH

C

6

 

题名

TM

C

254

 

责任者

ZRZ

C

100

 

文件起始时间

WQS

C

6

 

文件终止时间

WZS

C

6

 

保管期限

BGQX

C

4

永久、长期、短期

卷内文件份数

WJFS

N

2

 

数据库级别

SJKJB

C

1

1、2、3

载体类型

ZTLX

C

4

纸质、图像、影像、声音

密级

MJ

C

4

 

分类号

FLH

C

80

 

关键词

GJC

C

80

 

主题词

ZTC

C

80

 

载体规格

ZTGG

C

15

 

载体数量

ZTSL

C

6

 

附注

FZ

C

40

 

全文标识

QWBS

C

250

 

3.1.2 案卷级目录著录格式

3.1.2.1 全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、卷内文件份数、数据库级别、载体类型为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。

3.1.2.2 全宗号:是档案馆(室)给定每个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。

3.1.2.3 目录号:是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。可按不同时间,不同组织机构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。如“003”表示目录号。

3.1.2.4 案卷号:案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号,不应有空号。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。

3.1.2.5 题名:又称案卷标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长,一般应重新拟写,将原题名修改好再著录。

3.1.2.6 责任者:案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。如“丽水市档案局”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1:“中国共产党丽水市委”或“中共丽水市委”;

例2:“丽水市交通局”。

以上不应简称为“市委”、“市交通局”等。

3.1.2.7 时间项:指卷内文件起止日期,分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月。如“198108”表示1981年8月。

文件时间不完整或部分时间字迹不清时,起码应考证出年份,其次考证出月。月考证不出,以“0”补之。考证不出准确年份,可著录大致年份。如50年代的,起始时间著录为“195001”;终止时间著录为“195912”。

3.1.2.8 保管期限:对档案划定的存留年限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。

3.1.2.9 卷内文件份数 :用阿拉伯数字表示。

3.1.2.10 数据库级别:此处指系统内围绕某一案卷建立数据库的情况,一般分“1”、“2”、“3”为三级,其中“1”代表只有案卷级条目;“2”代表既有案卷级条目,又有文件级条目;“3”代表案卷级条目、文件级条目、文件全文内容都有。

3.1.2.11 载体类型:档案的载体类型分为纸质档案、图像档案、影像档案和声音档案等。载体类型据实著录。

3.1.2.12 密级:密级是文件保密程度的等级。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。按GB/T 7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:

文献保密等级代码

名称

汉字代码

公开级

公开

国内级

国内

内部级

内部

秘密级

秘密

机密级

机密

绝密级

绝密

著录时应著录汉字代码。密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,公开级、国内级可不著录。

3.1.2.13 分类号:分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“;”间隔。

3.1.2.14 关键词:是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。关键词可标引分类号的汉语类名。多个关键词之间用“;”间隔。

3.1.2.15 主题词:主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“;”间隔。

3.1.2.16 载体规格:标准的文书档案,如16K,A4纸的文件不著录,其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。

例1:105mm*148mm;

例2:3/4英寸。

3.1.2.17 载体数量:特种载体档案著录,其他档案不著录。数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

3.1.2.18 附注:附注著录档案中需要解释和补充的事项。

3.1.2.19 全文标识:用于访问全文。文件正文有电子文件形式的著录,无电子文件形式的不著录。全文标识的具体著录格式与方法另文规定。

3.2 文件级目录(1)数据库结构与著录格式

3.2.1文件级目录(1)数据库结构及字段(见表2)

文件级目录(1)数据库结构及字段一览表

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

字段值

全宗号

QZH

C

4

 

目录号

MLH

C

3

 

案卷号

AJH

C

6

 

页(张)号

ZYH

C

3

 

正题名

ZTM

C

200

 

责任者

ZRZ

C

100

 

文件形成时间

XCSJ

C

10

 

文件编号

WJBH

C

25

 

保管期限

BGQX

C

4

永久、长期、短期

载体类型

ZTLX

C

4

纸质、图像、影像、声音

附件

FJ

C

120

 

稿本

GB

C

8

 

密级

MJ

C

4

 

分类号

FLH

C

80

 

关键词

GJC

C

80

 

主题词

ZTC

C

80

 

载体数量

ZTSL

C

6

 

载体规格

ZTGG

C

15

 

附注

FZ

C

100

 

文件所涉人名

WJSSRM

C

250

 

 

全文标识

QWBS

C

250

 

3.2.2 文件级目录(1)著录格式

3.2.2.1 全宗号、目录号、案卷号、页(张)号、正题名、责任者、文件形成时间、文件编号、保管期限、载体类型为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。

3.2.2.2 全宗号:见3.1.2.2 。

3.2.2.3 目录号:见3.1.2.3 。

3.2.2.4 案卷号:见3.1.2.4 。

3.2.2.5 页(张)号:是案卷内文件每页(张)的顺序号。页(张)号用三位阿拉伯数字标识。如“043”表示该卷的第43页(张)号。

3.2.2.6 正题名:文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[ ]”号。题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。

3.2.2.7 责任者:责任者,也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时,责任者之间以“;”号相隔。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称,并加“()”号。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1:“中国共产党丽水市委”或“中共丽水市委”;

例2:“丽水市交通局”。

以上不应简称为“市委”、“市交通局”等。

3.2.2.8 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“19810824”表示1981年8月24日。

文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录。月日缺少或不清部分以“0”补之;年缺少或不清,应考证出年份,加“[ ]”号。考证不出年份,应考证出大致年份,著录该年代的起始年份,月日用“0”表示,加“[ ]”号。如五十年代的文件,著录为“[19500000]”。

3.2.2.9 文件编号:文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的,著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用六角括号,本标准规定,一律用“[]”著录。

3.2.2.10 保管期限:见3.1.2.8 。

3.2.2.11 载体类型:见3.1.2.11 。

3.2.2.12 附件:附件是指文件正文后的附加材料,只著录附件题名。有多个附件时,应逐一著录各附件题名。附件过多,题名又具有独立检索意义时,应另行著录条目,但应在附注中加以说明。

3.2.2.13 稿本:稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、正本、副本、试行本、修订本等。

3.2.2.14 密级:见3.1.2.12 。

3.2.2.15 分类号:见3.1.2.13 。

3.2.2.16 关键词:见3.1.2.14 。

3.2.2.17 主题词:见3.1.2.15 。

3.2.2.18 载体数量:见3.1.2.17 。

3.2.2.19 载体规格:见3.1.2.16 。

3.2.2.20 附注:见3.1.2.18 。

3.2.2.21 文件所涉人名:著录人事任免、处分、案件等档案内容中所提及的人名。

3.2.2.22 全文标识:见3.1.2.19

3.3 文件级目录(2)数据库结构与著录格式

3.3.1 文件级目录(2)数据库结构与字段(见表2)

文件级目录(2)数据库结构与字段一览表

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

字段值

 

 

 

 

 

全宗号

QZH

C

6

 

年度

ND

C

4

 

保管期限

BGQX

C

4

永久、长期、短期

组织机构或问题

ZZJG或WT

10

 

档案室编件号

GBJH

C

5

 

正题名

ZTM

C

200

 

责任者

ZRZ

C

100

 

文件形成时间

XCSJ

C

10

 

文件页数

WJYS

N

2

 

文件编号

WJBH

C

20

 

信息类型

XXLX

C

4

文本、图像、影像、声音

数据库级别

SJKJB

C

1

1、2

附件

FJ

C

120

 

稿本

GB

C

8

 

密级

MJ

C

4

 

分类号

FLH

C

80

 

关键词

GJC

C

80

 

主题词

ZTC

C

80

 

载体类型

ZTLX

C

6

纸质、图像、影像、声音

载体数量

ZTSL

C

6

 

载体规格

ZTGG

C

15

 

附注

FZ

C

100

 

文件所涉人名

WJSSRM

C

250

 

全文标识

QWBS

C

250

 

3.3.2 文件级目录(2)著录格式

3.3.2.1 全宗号、年度、保管期限、组织机构或问题、档案室编件号、正题名、责任者、文件形成时间、文件页数、文件编号、信息类型、数据库级别为必须著录项目。其他项目为选择著录项目。

3.3.2.2 全宗号:见3.1.2.2 。

3.3.2.3 年度:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,年度指文件形成年度,是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2002”。

3.3.2.4 保管期限:见3.1.2.8 。

3.3.2.5 组织机构或问题 : 按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,应著录组织机构或问题。组织机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构或问题名称或规范化简称。

3.3.2.6 档案室编件号:档案室编件号是档案室依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理而给予文件的排列顺序号。用三位阿拉伯数字标识。如“034”。

3.3.2.7 正题名:见3.2.2.6 。

3.3.2.8 责任者:见3.2.2.7 。

3.3.2.9 文件形成时间:见3.2.2.8 。

3.3.2.10 文件页数:此处指纸质文件的页数。

3.3.2.11 文件编号:见3.2.2.9 。

3.3.2.12 信息类型:档案的信息类型一般分为文本文件、图像文件、影像文件、声音文件等,信息类型如实著录。

3.3.2.13 数据库级别:此处指系统内围绕某一文件建立数据库的情况,一般分为“1”、“2”二级,其中“1”代表只有文件级条目;“2”代表文件级条目、文件全文内容都有。

3.3.2.14 附件:见3.2.2.12 。

3.3.2.15 稿本:见3.2.2.13 。

3.3.2.16 密级:见3.1.2.12 。

3.3.2.17 分类号:见3.1.2.13 。

3.3.2.18 关键词:见3.1.2.14 。

3.3.2.19 主题词:见3.1.2.15 。

3.3.2.20 载体类型:见3.1.2.11 。

3.3.2.21 载体规格:见3.1.2.16 。

3.3.2.22 载体数量:见3.1.2.17 。

3.3.2.23 附注:见3.1.2.18 。

3.2.2.24 文件所涉人名:见3.2.2.21 。

3.3.2.25 全文标识:见3.1.2.19。

4、电子目录数据组织与交换要求

4.1 本标准规定的电子目录数据交换文件的组织方式是以.dbf为扩展名的关系型数据库文件。

4.2 本标准涉及的各种符号,如“*”、“#”、“()”、“;”等等,在计算机录入时,一律用“半角”录入。

4.3 经过加密处理的电子目录移交文件必须解密后移交,保证可读性。

4.4 经过压缩处理的电子目录移交文件,移交的同时提供解压手段。库文件长度超过存储介质容量时,可将库文件分为若干子文件存储。

4.5 电子目录移交盘应带有外部标识,注明全宗名称、全宗号、盘号、文件名称及其他相关信息。

4.6 电子目录移交盘采用光盘CD、DVD或通用的USB接口活动存储器。网上传递仅限政务外网网络。

    4.7 电子目录移交文件应经过内容、病毒等检测,内容完整、且又不带病毒才能接收。

(   责任编辑:丽水市档案局)
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