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丽水市电子文件和数字档案登记备份工作实施方案
发布日期:2010-09-25

丽水市电子文件和数字档案登记备份工作实施方案

 

为贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法>的通知》(厅字〔2009〕39号)、《中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》(浙委办〔2009〕140号)和《浙江省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》(浙档发〔2010〕12号),全面推进全市电子文件和数字档案登记备份工作(以下简称“档案登记备份工作”)的顺利实施,特制定本实施方案。

一、总体要求

以科学发展观为统领,统筹规划、分步实施,逐步建立和完善档案登记备份制度,构建新形势下的档案安全保障体系;以重要涉民档案为重点,加快档案资源整合,逐步构建结构优化、充分共享的档案信息资源体系;通过实施档案登记备份工作,不断提升档案部门的资源统筹和监管服务能力。

二、目标任务

(一)建立电子文件和数字档案登记备份中心。市、县两级国家综合档案馆要加快电子文件和数字档案登记备份中心建设。至2010年末,市本级和各县(市、区)都要建立档案登记备份中心,为全面开展档案登记备份工作并在馆际间建立异地备份库打下基础。

(二)开展重点民生领域档案登记备份工作。市本级和各县(市、区)逐步完成重点涉民单位(如民政、卫生、建设、人事劳动和社会保障等)的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。

(三)开展重点建设项目档案登记备份工作。各级档案部门根据档案登记备份工作总体要求,结合本地实际,确定重点建设项目档案登记备份的具体范围,有序开展重点建设项目档案登记备份工作。

(四)开展机关、团体、企事业单位数字档案室建设。

各级机关、团体、企事业单位应按照《电子文件管理暂行办法》的要求,加强本单位电子文件的归档和管理,做好重要传统载体档案(包括纸质、声像、照片等)的数字化转换工作,为开展档案登记备份工作打下基础。全市开展机关、团体、国有企业事业单位示范数字档案室创建活动,条件好的进馆单位率先启动电子文件和数字档案登记备份工作。

三、档案登记备份的范围、数据形式

(一)范围。根据电子文件和数字档案的权属关系、进馆要求,列入登记备份范围的档案包括:

1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

2.相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。(1)涉及公共利益或单位、个人权益的重要民生领域。主要是各级业务主管机关、人民团体及下属的二、三级单位形成的与老百姓关系密切的重要业务档案或电子数据(主要包括人力资源和社会保障系统、城乡住房和建设系统、医疗卫生系统、教育系统、民政系统、农林系统、环保系统、工商系统、质监系统、食品药品监督系统、安全生产监督系统、国土系统及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据);(2)国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的档案和电子数据。(3)重点建设项目领域。主要是县级以上重点建设项目在建设过程中所形成的对国家和社会具有长久保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的电子文件和数字档案。

3.非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案,在其自愿的基础上,根据需要选择对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记备份。国家和省另有规定的,依照有关规定执行。

(二)档案数据形式。

根据各单位业务工作实际和信息化水平情况,移交备份的档案数据有以下三种形式:

1.电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据(库)以及经CAD系统设计产生的具有重要保存价值的电子图纸等。电子业务数据(库)是档案登记备份工作的重点,应依据各主管部门的不同业务需求与安全保障条件具体制定数据安全备份频率,采取实时或定期(如间隔一周或以上)的移交备份方式。

2.电子公文。泛指各单位在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成的公务电子文件(一般为版式公文或文档、图表等形式,包括相关元数据和机读目录)。

3.传统档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果。各单位应根据省档案局印发的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》(浙档〔2002〕43号)、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》(浙档〔2007〕4号)等文件规定,首先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换,为下一步开展移交备份工作打好基础。

四、档案登记备份工作流程

(一)登记。各单位在移交档案备份数据前做好以下工作:

1.填报《档案管理情况登记表》(附件1),并做好重要电子文件的形成与管理情况调查、传统载体档案数字化转换和数据备份导出等前期准备工作。

2.根据档案登记备份工作要求,将纳入登记备份范围的数字档案在移交前生成备份包或导出到脱机载体(同步生成唯一性认证信息),并做好备份载体(包)的登记管理工作,填写《电子文件和数字档案备份情况表》(包括续表,附件2)、《档案备份数据移交、接收检验表》。

(二)报送、移交。各单位可通过在线传输、光盘移交等方式,将档案登记备份载体(包)与相关书面材料按规定时间报送给档案登记备份中心。

(三)受理、审核。档案登记备份中心根据各单位报送的登记信息,结合国家、省电子文件管理有关规定和电子业务数据登记备份范围的要求,及时进行受理、审核。审核内容包括:

1.材料审核。审核各单位登记备份的档案范围是否符合浙委办〔2009〕140号文件和有关档案法规政策的规定,《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整有效。

2.技术检测。移交的登记备份载体是否符合规范要求、是否携带病毒,备份载体(包)的摘要信息是否与已登记信息一致。

(四)反馈。档案登记备份中心根据审核结果,填写《档案备份数据移交、接收检验表》(附件3)并反馈给报送单位。对于上报的备份数据、书面材料不符合要求的,报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新报送、移交。

(五)保管。档案登记备份中心应妥善保管各单位报送的备份数据。对于在线备份的数据要定期下载,脱机保存;及时做好对各单位备份数据包的整理编目。

五、各类数据备份要求

(一)电子业务数据。根据各单位不同业务需求与安全保障条件具体制定数据备份策略(完全备份、增量备份、差异备份等),并采用在线和离线相结合的存储备份方式。报送单位应负责备份数据的真实性、完整性和安全性;档案登记备份中心应确保移交备份数据的原始性和安全性。备份数据是否需要加密,可根据移交单位实际情况,由双方协商确定。电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的,可每天备份;对于数据变动较少的,可每周、每月或每季备份,但每年至少一次以上。

(二)电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。各单位电子公文每年进行一次登记备份,一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。

(三)档案数字化成果。各单位应按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的规定,将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质,再备份至档案登记备份中心。各单位应保证备份数据内容的真实性、完整性和可读性。档案数字化成果每年进行一次登记备份,一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。

六、保障措施

(一)组织领导。各县(市、区)党委和政府要根据省“两办”《通知》精神,建立由分管领导为组长的登记备份制度实施工作领导小组,把开展电子文件和数字档案登记备份工作摆上议事日程,列入目标责任制考核内容,加强领导,统筹协调,及时解决有关问题,并制定本地区档案登记备份工作实施方案,确保实施工作取得实效。各级档案行政管理部门要按照省档案登记备份工作总体部署,切实抓好对本地区电子文件和数字档案登记备份工作的组织实施。并加强对各机关、团体、国有企事业单位实施情况的督查和指导。各级机关、团体、国有企事业单位要大力支持,密切配合,确保完成本部门、本单位电子文件和数字档案登记备份工作任务。

(二)经费保障。各级政府要加大对档案登记备份工作的投入,统筹档案业务建设、信息化建设等各项经费,将本级国家综合档案馆电子文件和数字档案登记备份中心建设和各行政事业单位所需数据备份工作经费列入同级财政预算,为开展电子文件和数字档案登记备份工作提供必要的资金保障。

(三)工作机制。全市各级各部门要把档案登记备份工作纳入工作规划并作为检查内容,加强沟通合作,形成各系统、各部门共同参与的良性工作格局。各级档案行政管理部门要把档案登记备份工作纳入档案验收、年检和业务考核要求,要积极开展档案登记备份工作相关培训,加大档案信息技术专业人才的培养力度。各级档案登记备份中心应配备信息安全、网络管理、数据库、硬件维护等专业人才,制定、完善相关业务规范,有效推进档案登记备份工作的开展。

(   责任编辑:市档案局)
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