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丽水市档案局关于加强档案服务外包防控年度检查计划的通知
发布日期:2017-12-27

各县(市、区)档案局、市直机关各单位:

         近期发现,市直有的单位在将档案外包给服务机构整理和数字化加工工作中,无签订合同和保密协议;有的单位将档案交给服务机构运离办公场所无交接手续;有的档案服务机构租用民房从事档案整理业务,无安全保障措施;有的单位未对涉密文件进行清理直接交服务机构整理;有的单位对服务机构数字化成果的存贮介质失去管控,任意拷贝数字化加工成果,不宜开放的档案数字化成果存在不当扩散隐患。为贯彻落实《国家档案局关于进一步加强档案安全工作的意见》、《浙江省档案行政执法随机抽查实施方案》,市档案局经研究,决定依法加强对全市从事档案外包承揽(档案整理、数字化加工)企业的监管,适时安排检查,以控制档案实体和档案信息安全风险点,现将有关事项通知如下:

         一、检查对象:丽水市区域范围内登记注册的档案中介服务机构。

二、检查内容:依据巜丽水市档案行政执法双随机方案》进行检查。

三、其它事项:

1、各单位要加强对档案外包服务的管理。要加强档案在外包整理和数字化加工过程中的安全风险治理,严格管控档案安全风险点。要对外包企业的资质进行严格审查,在浙江政务服务网上核查档案企业信用等级评定结果,将企业信用等级评定结果作为选择服务机构的主要依据。严格落实档案安全管理机制,确保档案在外包整理的数字化加工中的安全。

2、在档案外包整理、数字化加工过程中认真执行交接制度,履行交接手续,确保档案实体在流转过程中的安全。

3、各部门要按照《档案数字化处包安全管理规范》等要求对数字化服务机构、数字化加工场所、数字化加工设备等进行安全检查,避免数据在档案数字化及后期管理过程中失泄密或者不当扩散。

4、加强密级档案管理。根据《国家秘密载体印制资质管理办法》,涉密档案不得交给没有资质的单位整理,违反《办法》规定委托给非资质单位扫描和数字化国家秘密载体的,对其直接负责的主管人员以及其他直接责任人员依纪依法给予处分;泄露国家秘密构成犯罪的,依法追究刑事责任。

5、为加强档案行政管理部门对档案服务机构的安全监管,请市直各单位有2016年(含)之后本机关档案外包给档案服务企业整理或数字化加工的,填写《档案服务外包情况调查表》于2017820日前报市档案局执法监督与信息技术处。逾期不报或故意瞒报造成档案损失的,依法追究相关人员责任。

6、开展档案服务机构“双随机”执法检查。市档案局计划在9月对在市本级开展档案中介机构安全执法检查,重点检查主体资格、安全机制、整理场所、数字化加工设备、档案实体安全防控措施等。并根据《浙江省档案服务机构信用评价办法(试行)》在市本级推行信用评价工作。

7、各县档案行政管理部门参照本通知精神,制定本地区档案服务外包防控年度工作计划。落实风险防控主体责任,确保档案实体和档案信息安全。

附件:2016年至2017年本单位档案外包情况调查表

 

 

 

 

                                丽水市档案局

                               201781

 

 

 

附件:

2016年至2017年市直单位档案外包情况调查表

填报单位:             填报人:            联系电话:

外包档案类别

□文书档案   □业务档案   □基建档案

整理档案年度

 

外包档案数量

             

是否数字化

    □是    □否

服务机构基本情况

服务机构名称

 

法人代表姓名

 

注册登记地

 

服务机构地址

 

服务机构电话

 

档案整理场所

□本单位内   □中介机构的办公场所  □不清楚

是否与服务机构签订保密协议

 

 

有无涉密文件交服务机构整理

 

数字化成果存贮介质管理情况

□本单位提供   □中介机构提供但整理完成后没有交回    □存贮介质交本单位保存

是否核查服务外包企业的信用等级

 

           

本表由各单位填写,并于820日前报市档案局执法监督与信息技术处,联系电话:2090558 联系人:胡红睿

(   责任编辑:丽水市档案局)
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